Znalazłeś odpowiedniego prawnika i stoisz przed koniecznością podjęcia decyzji o skorzystaniu z usług prawnych świadczonych przez zewnętrzną firmę (kancelarię) prawniczą. Pragniemy podzielić się z Tobą naszymi doświadczeniami i wskazać na uwarunkowania wymagające Twojej uwagi. Oto propozycje, które przedstawiamy zawsze, ilekroć jesteśmy proszeni o złożenie oferty czy przyjęcie zlecenia.

 

Dlaczego Klientom potrzebne są zewnętrzne firmy świadczące profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Klienci muszą nieustannie podejmować decyzje, które mają znaczenie prawne, nie znając skutków, które mogą one wywołać. Przy stałym komplikowaniu się materii prawnej nie są oni w stanie zajmować się tym ani osobiście, ani często poprzez zatrudniony w przedsiębiorstwie personel. Potrzebują zatem pomocy zewnętrznych firm, które świadczą profesjonalne usługi prawne. Jest co najmniej kilka powodów, dla których Klienci poszukują i korzystają z takiej zewnętrznej pomocy:

  1. profesjonalne usługi prawne, a ściślej osoby je świadczące tj. profesjonaliści, zaspokajają różnorodne – w tym życiowe, społeczne, gospodarcze – potrzeby Klienta;
  2. profesjonaliści, ze względu na specjalne wykształcenie, wiedzę, doświadczenie i umiejętności zawodowe nie tylko pomogą w prowadzeniu przedsiębiorstwa lub rozwiązywaniu innych problemów, ale również, ze względu na swoją postawę, zachowania i reguły wykonywania zawodu, mogą znacząco wpłynąć na zwiększenie zasobów intelektualnych Klienta, a poprzez to na jego postrzeganie (prestiż, renoma) oraz sytuację i pozycję na rynku (wielu Klientów szczyci się współpracą z poważnymi profesjonalistami);
  3. zatrudnieni u Klienta profesjonaliści świadczący pomoc prawną nie są w stanie samodzielnie, zwłaszcza w pojedynkę, rozwiązać wszystkich problemów, które może zrealizować zespół wyspecjalizowanych prawników z zewnętrznej firmy, co odnosi się zwłaszcza do koncepcyjnej pracy na poziomie strategicznego działania Klienta, rozwiązywania sytuacji skomplikowanych i nietypowych pod względem prawnym, w tym kryzysowych; firmy zewnętrzne pozbawione są także zbędnego bagażu wewnętrznych relacji i powiązań występujących u Klienta i podchodzą do wykonywania zadań z pewnym "dystansem" wymaganym przy rozwiązywaniu spraw całkowicie nowych, wykraczających poza dotychczasową działalność Klienta;
  4. stałe zatrudnienie i utrzymanie na stałe wysokiej klasy profesjonalisty w przedsiębiorstwie jest bardzo kosztowne (zwłaszcza w systemie pracowniczym), może być skomplikowane i nawet mniej efektywne, a także powodować konflikty z innymi pracownikami, którzy czują się wtedy "gorsi" lub niedoceniani;
  5. zewnętrzni profesjonaliści chętniej, łatwiej i bez zbędnych problemów, w porównaniu z personelem wewnętrznym, podzielą się z Klientem swoim bogatym, wielokierunkowym i wieloletnim doświadczeniem i umiejętnościami praktycznymi i zapewnią Klientowi dostęp do specjalistycznej wiedzy członków zespołu firmy, jako że przy dzisiejszym skomplikowaniu prawa nawet najlepsi nie są w stanie znać się na wszystkim;
  6. w naturze profesjonalistów leży chętne podejmowanie wyzwań, gdyż upatrują oni w sukcesach dalszych możliwości swego rozwoju i umocnienia swej pozycji zawodowej.

Reasumując, Klienci poszukują i korzystają z pomocy zewnętrznych firm prawniczych, gdyż uświadamiając sobie potrzeby w zakresie świadczenia usług prawnych są przekonani, że firmy te zaspokoją je kompetentnie, rzetelnie, rzeczowo i efektywnie. Zewnętrzne firmy prawnicze zaangażują się również odpowiednio we współpracę z Klientem, bo sukces Klienta będzie ich sukcesem, a porażka ich porażką.

Dlaczego nie należy obawiać się podjęcia współpracy z zewnętrzną firmą świadczącą profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Badania udowodniły, że Klienci, nawet przekonani o samej potrzebie skorzystania z zewnętrznej firmy prawniczej, podejmując taką decyzję odczuwają lęk, ponieważ nie mają w tym zakresie doświadczeń, nie znają się dokładnie działalności takich firm, zaledwie poznali niektórych prawników z takiej firmy, często też nie wiedzą czego mogą od nich oczekiwać ani o co konkretnie prosić. Nie mogą wreszcie zobaczyć tego, z czego korzystają: usługi prawne są niematerialne, najpierw sprzedawane, następnie świadczone i równocześnie konsumowane, nietrwałe (nie można wytwarzać ich na zapas) i niejednorodne (mogą być wykonywane na różne sposoby i z różnym skutkiem). Klienci boją się w związku z tym podjęcia błędnej decyzji, a w rezultacie porażki we współpracy.

Odpowiedzią na lęk Klienta jest profesjonalizm zewnętrznych firm prawniczych. Profesjonalizm – to prawnik profesjonalista. Kim jest wobec tego prawnik profesjonalista?

Nie ma w tym miejscu potrzeby analizowania licznych definicji profesjonalizmu. Jego istotę można sprowadzić do osób, które są profesjonalistami. Tak naprawdę bowiem Klient dostrzega przede wszystkim osobę prawnika świadczącego usługę i poprzez tę osobę oraz jej otoczenie buduje wizerunek i zaufanie do firmy prawniczej. Co zatem posiada prawnik profesjonalista i co wyróżnia go spośród innych osób pomagających Klientowi w wykonywaniu jego działalności?

Profesjonalista to ten, który przychodząc z zewnątrz jest wewnątrz, identyfikuje się z Klientem, angażuje swój potencjał i zasoby niematerialne i materialne w sprawy Klienta oraz wspólnie z Klientem zajmuje się sprawami przedsiębiorstwa. Klient razem z prawnikiem pracuje na sukces przedsiębiorstwa. Tylko wspólne zaangażowanie i wzajemne porozumiewanie się stanowią gwarancję sukcesu tej współpracy. Prawnik profesjonalista to nie tylko doradca, ale także aktywny pomocnik tj. osoba podejmująca wspólnie z Klientem decyzje i ich realizator. To także powiernik Klienta w dobrych i złych sytuacjach.

Nawet jeżeli potrzeba czasu, aby przekonać się do profesjonalisty, nie jest to czas stracony z punktu widzenia Klienta. Profesjonalizm oparty jest bowiem na doświadczeniu, a to nie powstaje w próżni, lecz jest funkcją czasu.

Czym jest współpraca Klienta z zewnętrzną firmą świadczącą profesjonalne usługi prawne i jakie są jej zasady?
↑↓

Współpraca Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą nie polega na udzieleniu przez Klienta zlecenia oraz jego merytorycznym i technicznym wykonaniu przez firmę. To coś znacznie więcej. Współpraca to zaufanie i dobre wzajemne relacje. Jest ona o tyle szczególna, że wymaga nie tylko wewnętrznego przekonania Klienta o kompetencji firmy, ale przede wszystkim jego dużego zaangażowania w relację z partnerem. Bez wsparcia i pomocy Klienta żaden prawnik profesjonalista z firmy nie będzie w stanie wykonać postawionego przed nim zadania. Klient musi mieć zatem świadomość, że współpraca jest też jego dziełem, czy też wspólnym dziełem Klienta i zewnętrznej firmy, wynikiem ich wzajemnych relacji.

Na czym polegają zaufanie i dobre wzajemne relacje? Ich istotą jest przestrzeganie pewnych zasad wzajemnej współpracy. Szczerze mówiąc nie ma jakiegoś zbioru uniwersalnych i powszechnie uznawanych zasad współpracy z firmą prawniczą. Przeczyłoby to bowiem istocie profesjonalizmu i prowadziło do niepotrzebnej i niebezpiecznej rutyny, schematyzmu. Współpraca musi być bowiem skrojona pod potrzeby Klienta. Niemniej praktyka dyktuje pewne reguły, których przestrzeganie dobrze wróży takiej współpracy:

1) zaufanie – prawnik to powiernik Klienta, który ma o nim dużą wiedzę; Klient nie powinien zatem obawiać się powierzania prawnikowi poufnych informacji, z drugiej strony nie może jednak wykorzystywać informacji uzyskanych od prawnika w sposób sprzeczny z prawem lub naruszający dobre obyczaje czy umowę; zaufanie to także otwartość w mówieniu o swoich możliwościach i słabościach; przejawia się w akceptacji (wcale nie bezkrytycznej) prawnika przez Klienta;

2) lojalność – Klient i prawnik nie mogą działać na swoją niekorzyść w jakikolwiek sposób;

3) otwartość i prawdomówność – gotowość do współpracy i wrażliwość na wzajemne problemy, zrozumienie własnych słabości, unikanie kłamstwa i wprowadzania w błąd;

4) rzetelność i rzeczowość – ze strony prawnika to dołożenie wszelkich starań w rozpoznaniu i załatwieniu problemów Klienta w sposób chwytający ich istotę a nie drugorzędne sprawy, zgodny z wcześniejszymi deklaracjami; ze strony Klienta to stworzenie dogodnych warunków do wykonania zadania;

5) wiarygodność – ukazywanie i potwierdzanie swych kompetencji w działaniu;

6) jakość – dobre wyważenie relacji między potrzebą (oczekiwaniami) Klienta a jej przełożeniem na standard usługi, brak pustych lub trudnych czy niemożliwych do spełnienia deklaracji; jakość to gwarancja bezpieczeństwa Klienta;

7) dyspozycyjność i elastyczność – dopasowanie się do rytmu pracy Klienta zamiast pracy "od-do" typowej dla zatrudnionego personelu i odwrotnie, dopasowanie się do rytmu pracy prawnika przez Klienta; dopasowanie się do zmian u Klienta i zmian jego otoczenia; umiejętność rekcji na sytuacje nietypowe;

8) długoterminowość – myślenie o długoterminowych skutkach przekazywanych Klientowi rozwiązań i koncentrowanie się na długim okresie współpracy a nie na krótkotrwałych korzyściach; ostanie zadanie dotyczy również Klienta (bądź wymagający, ale wierny).

Można wskazać jeszcze inne zasady współpracy. Naszym zadaniem nie jest jednak wyczerpujące rozwinięcie tego tematu, ale wskazanie na te zasady, które w ocenie samych profesjonalistów winny stanowić podwaliny sukcesu, a w przypadku porażki powinny umożliwić wyjście z niej wzmocnionym we wzajemnych relacjach.

Jak przygotować się do współpracy z firmą świadczącą zewnętrzne profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Jak już powiedzieliśmy, współpraca Klienta z profesjonalistą świadczącym usługi prawne jest relacją obustronną. Oznacza to, że także Klient winien się do takiej współpracy przygotować. Brak przygotowania to potencjalnie jej klęska czyli ziszczenie się snu, którego Klient najbardziej się obawia.

Co ma zrobić Klient, aby "profesjonalnie" przygotować się do pracy z prawnikiem profesjonalistą?

Przede wszystkim trzeba uświadomić sobie, że działanie Klienta nie odbywa się w próżni i ma zawsze swój kontekst prawny. Samo to jednak nie wystarczy. Najczęściej bez pomocy prawnika profesjonalisty nie jesteśmy sami w stanie odpowiednio rozpoznać i ocenić znaczenia tego kontekstu dla naszej działalności.

Pozornie to trudna sytuacja. Jest jednak z niej wyjście. Jakie? Jeżeli nie jestem w stanie sam czegoś zrobić, udaję się do kogoś, kto to potrafi. Problem jednak nie tylko w jego znalezieniu i wyborze, ale także w tym, jaką się wobec niego przyjmie postawę. Nawet najlepszy prawnik nie jest w stanie pomóc Klientowi, jeżeli ten nie zaangażuje się we wzajemną współpracę. Jeżeli Klient nie zaangażuje się aktywnie we współpracę, to nie tylko nie będzie miał na nią wpływu, biernie poddając się woli prawnika, ale również nie pozbędzie się lęku przed porażką.

Na czym polega aktywne zaangażowanie się we współpracę z prawnikiem?

Zaangażowanie się Klienta to otwarty stosunek do prawnika, wyrażanie woli i chęci współpracy z nim, to brak stawiania murów i bram w celu realizacji jakiś własnych interesów. To traktowanie go jako partnera w wyznaczonym podziale ról, a nie osoby trzeciej, przeciwnika, konkurenta czy ofiary. To wreszcie wzajemne komunikowanie się, czyli przekazywanie wszystkich istotnych informacji, które zdaniem Klienta mogą wpłynąć na dobro wzajemnych relacji (nie chodzi tylko o kwestie merytoryczne, ale także o kwestie wynikające z codziennej współpracy, nie mogą one być schowane pod sukno, ale muszą ujrzeć światło dzienne i być życzliwie przedstawione). Istotne jest także stawianie na długoterminowość a nie doraźność współpracy. Długa perspektywa wpływa bowiem znacząco na wzajemne poznanie się i dobro wzajemnych relacji, jest podstawą do większego zaangażowania się osobistego czy nawet zawodowej przyjaźni, co zwiększa atrakcyjność (także finansową) współpracy dla Klienta.

Zaangażowanie się Klienta to także zaangażowanie się jego personelu w relację z profesjonalistą. Wymaga to uświadomienia personelowi celów, kierunków i zasad współpracy z firmą prawniczą. Szczególnie istotną rolę odgrywa tu proces komunikowania się personelu Klienta z zewnętrznym prawnikiem. Nieraz konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ten proces, w tym sporządzenie listy osób, które decydują o tym, czy w danej sprawie należy zwrócić się o pomoc, bo oszczędza to czas i pieniądze Klienta. Rolę koordynatora może nawet pełnić wewnętrzny prawnik Klienta. Przydatne jest także ustalenie wewnętrznych procedur, które sformalizują w niezbędnym zakresie ten proces w sposób zgodny z potrzebami Klienta. Chodzi tu o kwestie przekazywania dokumentów lub innych materiałów, udzielania niezbędnych informacji, wyjaśnień, sprawozdań, przekazywania pieniędzy na opłacenie kosztów prowadzonych postępowań sądowych lub pozasądowych. Do dobrych obyczajów należy też odpowiednie przygotowanie się personelu na wizyty zewnętrznego prawnika u Klienta, które mogą przekształcić się nawet w stałą obecność.

Zaangażowanie to nadto ciągłe uczenie się i poznawanie profesjonalisty. W tym zakresie trzeba uświadomić sobie przede wszystkim, że prawnicy wykonują swój zawód zgodnie z pewnymi zasadami etyki zawodowej, za których naruszenie mogą ponieść surową odpowiedzialność. Trzeba to nie tylko poznać, ale i uszanować.

Czasami Klient nie wie, jak przygotować się do takiej współpracy. Nie jest niczym złym ani wstydliwym, jeżeli zwróci się w tym zakresie o pomoc do profesjonalisty. Przeprowadzenie w tym zakresie szkolenia czy nawet instruktażu jest przecież okazją do wzajemnego poznania się, a nawet utwierdzenia się w słuszności dokonanego wyboru. Z drugiej strony współpraca Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą to także proces wzajemnego uczenia się i wynikające z niego korzyści: dla Klienta – zdobycie nowych doświadczeń, dla profesjonalisty – poznanie rynku, na którym działa.

Po czym można poznać "nieprofesjonalizm" zaangażowania się Klienta?

Typowymi zachowaniami w tym zakresie są:

  • skłonność do narzucania prawnikowi rozwiązań opracowywanych przez niego problemów,
  • brak poszanowania dla kultury prawnej, w której obszarze prowadzi się działalność,
  • zmienność założeń, decyzji i ich uwarunkowań,
  • brak podejmowania decyzji,
  • niekompetencja,
  • obciążanie wyłącznie prawnika odpowiedzialnością za wszystkie niepowodzenia,
  • krótkowzroczność w podejmowanych działaniach,
  • nieodpowiednie zachowania wobec prawnika, odnoszące się do jego osoby a nie merytorycznie do tego, co robi lub zrobił.

Dlaczego nie można przekraczać bariery "profesjonalizmu" i czym się to kończy?
↑↓

W praktyce działalności profesjonalnej zdarzają się sytuacje, w których Klient może przekroczyć granicę "profesjonalizmu" tj. zachowywać się w sposób trudny do zaakceptowania przez profesjonalistę. W takim przypadku profesjonalista może podjąć się zadania "zmiany relacji z Klientem" lub zrezygnować z współpracy.

Pierwsze rozwiązane jest trudne dla obu stron, a bez ich wzajemnego zaangażowania – niemożliwe do przeprowadzenia. Wiele zależy przy tym od Klienta i jego woli o chęci dokonania zmian. Porozumienie zawsze jest możliwie, aczkolwiek wcale nie musi być najlepszym rozwiązaniem.

Drugie rozwiązanie jest czasami konieczne i wcale nie świadczy o braku profesjonalizmu obu stron. To trudne wyjście, ale z punktu widzenia profesjonalisty może ono okazać się nieodzowne nawet kosztem utraty Klienta.

Jest jednak coś, co warto zachować na koniec takiej współpracy – to kultura rozstania się. Winno ono nastąpić, jeżeli już jest konieczne, w drodze wzajemnego porozumienia się co do wszelkich istotnych kwestii dotyczących przeszłej współpracy. Leży to także w interesie Klienta. Ogłaszanie światu konfliktu nie świadczy dobrze o obu jego stronach. Dlatego dobrze jest postawić sobie wewnętrzną granicę, po której przekroczeniu nawet w imię własnych nadrzędnych wartości nie warto podejmować trudu dalszej współpracy, z jednoczesnym postanowieniem, że nie powinno się jednak marnować tego, co zdarzyło się w relacji z Klientem w przeszłości. Nigdy bowiem nie wiadomo co przyniesie przyszłość, a może ona wyznaczyć kolejne spotkania Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą.

Dziękujemy za okazane nam zaufanie i czas poświęcony na przeczytanie niniejszych propozycji. Życzymy także udanego wyboru profesjonalisty świadczącego zewnętrzne usługi prawne.